Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ không thể thiếu trong việc hỗ trợ các cửa hàng, siêu thị trong thời kỳ hiện nay. Chọn được một phần mềm tốt phù hợp sẽ giúp bạn giảm nhẹ được công việc hàng ngày. Hiện nay có rất nhiều phần mềm bán hàng được sử dụng và đều được quảng cáo là tốt nhất, là tiện lợi nhất – vậy làm thế nào để có thể lựa chọn phần mềm phù hợp cho cửa hàng sắp mở của mình? FBS phân tích một số những sai lầm thường gặp khi mua phần mềm quản lý bán hàng mà bạn nên tránh.
1. Không biết mình thực sự cần gì ở một phần mềm quản lý bán hàng
Không phải cứ nói hay, phần mềm bên em phát triển được nhiều tính năng mới đã là một phần mềm quản lý bán hàng tốt. Khi tìm kiếm, hầu như mọi người đều không nắm rõ mong muốn của bản thân và mường tượng ra cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đó như thế nào.
Nếu như bạn không đưa ra các yêu cầu cụ thể, nhân viên tư vấn “không có tâm, lại chỉ muốn bán hàng cho nhanh” khả năng cao là bạn sẽ mua về một phần mềm quản lý không phù hợp. Vì vậy nên, bạn nên biết mình thực sự cần gì ở một phần mềm quản lý bán hàng bằng cách trả lời các câu hỏi kiểu như:
- Mục đích chính khiến bạn cần đến phần mềm quản lý bán hàng là gì? Kiểm soát số lượng hàng hóa? Kiểm kho nhanh? Quản lý giao hàng? Quản lý cả online và offline…
- Phần mềm đó có giải quyết được nhu cầu của bạn không? Mức độ bao nhiêu?
- Nếu sau này bạn mở rộng, cần nhiều hơn… liệu phần mềm có đáp ứng thêm được cho bạn?
Hiểu rõ thông số báo cáo cần quan tâm và xem phần mềm quản lý bán hàng dự định mua có làm được không. Ví dụ, nếu bạn kinh doanh vật liệu xây dựng, quy cách sản phẩm sẽ khác so với những ngành kinh doanh phổ thông như quần áo hoặc giầy dép, tạp hoá , mĩ phẩm vì không có barcode. Nên điều bạn cần lưu ý và quyết định chọn một phần mềm quản lý bán hàng đó là tối ưu các tính năng về thống kê đơn vị, số lượng sản phẩm.
2. Chỉ quan tâm đến giá phần mềm quản lý bán hàng
Khi mua phần mềm bán hàng nếu bạn chỉ quan tâm đến giá mà không quan tâm đến các tính năng của phần mềm có đáp ứng nhu cầu sử dụng của bạn hay không là một sai lầm rất lớn.
Một phần mềm giả rẻ sau khi bạn mua về và không sử dụng được còn làm cho bạn mất nhiều chi phí hơn: thời gian công sức đôi khi phải bỏ và mua lại phần mềm khác. Ngoài ra, khi bạn kinh doanh phát triển và cần nâng cấp thì phần mềm bán hàng giá rẻ không nâng cấp được lúc này bạn bắt buộc phải chọn lại phần mềm khác cho phù hợp.
Vì vậy, hãy cân đối bài toán chi phí và nhu cầu mong muốn. Nếu nó đem lại cho bạn sự nhàn hạ, chính xác cao và mở rộng tính năng thì nên đầu tư. Có thể chi phí cao hơn một chút, nhưng đổi lại việc vận hành hệ thống sẽ trơn tru và giảm thiểu các chi phí phát sinh không đáng có. Ví dụ như hàng hóa thất thoát, thuê nhân sự kiểm kho, nhân sự quản lý đơn hàng …
3. Mua các thiết bị phần cứng trước
Đa phần các nhà bán lẻ sau khi mua đầy đủ các thiết bị phần cứng như máy tính, máy in máy quét mã vạch… mới tính tới chuyện tìm mua phần mềm bán hàng phù hợp. Tuy nhiên, đây là một sai lầm rất lớn vì:
Trước hết, ngoại trừ trường hợp những phần mềm được thiết kế kiến trúc hệ thống mở, mỗi phần mềm bán hàng đều có yêu cầu về thiết bị phần cứng và hệ thống điều hành riêng. Thêm vào đó, mỗi phần mềm sẽ tương thích với một số thiết bị phần cứng nhất định như máy in, máy scan, két đựng tiền, đầu đọc thẻ…
Thứ hai, mỗi phần mềm bán hàng có những tính năng và hoạt động riêng. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả kinh doanh của bạn. Nếu bạn đầu tư các thiết bị phần cứng trước, lựa chọn phần mềm bán hàng của bạn sẽ bị hạn chế. Vì vậy bạn nên chọn mua phần mềm bán hàng phù hợp trước, sau đó tham khảo các gợi ý từ công ty phần mềm về hệ điều hành và các thiết bị hỗ trợ.
4. Tham khảo thông tin không chính xác
Phần lớn các nhà bán lẻ thường tham khảo phương án phần mềm quản lý bán hàng đơn giản từ các nhà cung cấp máy tính. Mặc dù các chuyên gia tư vấn máy tính am hiểu về các thiết bị phần cứng và hệ thống mạng, tuy nhiên không nắm được các đặc thù của ngành bán lẻ và tính năng của các phần mềm bán hàng, dẫn tới việc có những tư vấn không chính xác.
Mỗi loại hình bán lẻ có những đặc thù và nhu cầu riêng, do đó nếu lựa chọn sai phần mềm quản lý bán hàng, bạn sẽ lãng phí một khoản đầu tư vô ích và ảnh hưởng tới hoạt động của cửa hàng trong tương lai dài.
5. Không quan tâm đến thị trường phần mềm quản lý bán hàng
Khi quyết định lựa chọn một phần mềm bán hàng, bạn không chỉ mua phần mềm mà còn mua các dịch vụ đi kèm với phần mềm. Trên thực tế, các dịch vụ này cũng quan trọng không kém chất lượng của phần mềm bán hàng, vì sau khi mua phần mềm, bạn sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào công ty phần mềm về việc đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật phiên bản mới và tư vấn thiết bị phần cứng. Nhiều khách hàng khi lựa chọn phần mềm bán hàng đã không quan tâm lựa chọn nhà cung cấp uy tín, dẫn tới những khó khăn trong quá trình triển khai áp dụng.
Có thể bạn quan tâm:
- Sự khác biệt giữa quản lý kinh doanh cửa hàng truyền thống và hiện đại
- Đầu tư Phần mềm bán hàng có thực sự tiết kiệm?
- Nhà thuốc không ứng dụng CNTT để truy suất nguồn gốc thuốc sẽ bị xử phạt nặng
