Trong thời đại công nghệ 4.0 hiên nay, thì công tác quản lý trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với sự giúp đỡ của các phần mềm quản lý. Và với lĩnh vực liên quan đến sức khỏe như nhà thuốc, yếu tố chính xác về loại thuốc, liều lượng, … thường được đưa lên hàng đầu vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới người tiêu dùng. Để đảm bảo những tiêu chí đó trong mọi hoạt động, phần mềm quản lý nhà thuốc sẽ là một trợ thủ đắc lực cho các chủ nhà thuốc.
1. Quản lý sản phẩm thuốc
– Đơn vị tính linh hoạt: Sản phẩm thuốc nhập vào theo hộp, thùng, thậm chí theo lô nhưng khi bán đi buộc phải xé lẻ ra thành viên hoặc vỉ, gói. Việc quy đổi khá phức tạp nếu chỉ sử dụng sổ sách tính tay bình thường, nhưng phần mềm quản lý có thể chia nhỏ đơn vị đó ngay từ đầu vào, để lúc bán hàng không bị rối và tránh được nhầm lẫn.
– Sử dụng mã hàng: Quản lý sản phẩm theo mã vạch, mã hàng giúp tra cứu thông tin dễ dàng, tìm kiếm hàng hóa trong kho tức thì. Một nhà thuốc có thể nhập tới hàng trăm loại, đồng nghĩa với hàng trăm mã hàng khác nhau được tích hợp chỉ trong một phần mềm. Chủ cửa hàng khi nhập có thể tự đặt mã hàng theo ý muốn, hoặc mỗi hộp thuốc đều có mã vạch đi kèm, chỉ cần quét mã đó bằng máy hay điện thoại cài ứng dụng là nhân viên có thể bán hàng nhanh chóng với thông tin in hóa đơn chính xác.
– Cảnh báo về số lượng hàng tồn, thời gian nhập hàng hóa: Phần mềm quản lý bán hàng có tính năng cảnh báo cho người bán khi hàng trong kho sắp hết, hoặc thời gian hàng nhập đã khá lâu nhằm giúp chủ nhà thuốc lưu ý tới sản phẩm này để tránh việc thiếu hụt hoặc mẫu thuốc quá hạn sử dụng – điều mà khi dùng sổ sách hay Excel không thể làm được.
Tính năng kiểm kho thông minh cũng giúp chủ nhà thuốc kiểm hàng nhanh chóng ở bất kỳ thời điểm nào, từ đó giúp giảm thiểu hơn 30% hao hụt hàng hóa.
2. Quản lý thu chi tại cửa hàng
Mỗi khoản thu – chi tại cửa hàng đều cần được hạch toán cụ thể bằng con số, việc tự động cộng trừ công nợ thông qua mỗi giao dịch sẽ mang lại tính chính xác cao hơn là dùng máy tính bỏ túi hoặc tự nhẩm miệng trên sổ sách. Đó là lí do phần mềm quản lý bán hàng có thể tối ưu hiệu quả trong việc báo cáo kinh doanh tại nhà thuốc.
– Theo dõi doanh số bán, chi phí cửa hàng: Từng đơn hàng nhập vào hay hóa đơn xuất ra với thông tin chi tiết về mặt hàng, số lượng, số tiền thanh toán bằng phương thức nào đều hiển thị trong lịch sử giao dịch. Đó là nền tảng cơ bản để chủ nhà thuốc biết được trong ngày đã chi những loại tiền gì và cuối ngày thu về bao nhiêu, có trùng khớp với con số thực tế không.
– Theo dõi công nợ của nhà cung cấp/khách hàng: Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là bạn đã có một “nhân viên” ghi nhớ vấn đề công nợ cho nhà thuốc, qua mỗi giao dịch nhập hàng – trả hàng cho nhà cung cấp/khách hàng đều được hoạch tính vào phần mềm để theo dõi công nợ chi tiết, giúp chủ cửa hàng kiểm soát được dòng tiền của mình.
3. Quản lý nhân viên bán hàng
Khi phải thuê nhân viên đứng quầy, đồng nghĩa chủ nhà thuốc cần đảm bảo uy tín của mình sẽ được gìn giữ. Việc nhân viên gian lận tiền hàng, trà trộn hàng kém chất lượng hoặc đánh cắp hàng hóa đã từng xảy ra dẫn đến nhiều tình huống khó xử gây thiệt hại không đáng có. Với phần mềm quản lý bán hàng, kiểm soát được từng hóa đơn mua bán, từng viên thuốc xuất – nhập, từng số lượng tiền trong ca hay giờ làm việc của nhân viên bán hàng, thì gánh nặng cho chủ nhà thuốc sẽ được giảm thiểu đáng kể.
Ngoài ra, phần mềm bán hàng có thể phân quyền rất rõ ràng cho các vị trí trong nhà thuốc, tức là nhân viên bán hàng chỉ có quyền bán, nhập, kiểm hàng còn các vấn đề về quản trị khác sâu hơn chỉ có người chủ là được phép quản trị.
4. Quản lý từ xa dễ dàng
Để mở được nhà thuốc thường là người có kiến thức về y dược, kĩ năng chuyên môn cao tuy nhiên có thể chưa hiểu biết nhiều về các công nghệ thông tin mới. XPharma là phần mềm quản lý nhà thuốc dễ tiếp cận giúp chủ nhà thuốc và nhân viên bán hàng không gặp khó khăn khi sử dụng. Thời gian làm quen nhanh chóng giúp đây là một trợ thủ đắc lực được rất nhiều nhà thuốc và chuỗi nhà thuốc lớn cửa hàng tin dùng trên khắp cả nước.
Với riêng ngành hàng nhà thuốc, XPharma biết người mở hiệu thuốc chưa chắc là người đứng bán hàng, vậy nên bài toán quản lý từ xa rất cần được giải quyết. Như đã nêu rõ ở các mục trên, phần mềm bán hàng có thể quản lý thu chi, dòng tiền ra vào, hàng hóa xuất nhập, nhân viên, … và báo cáo chi tiết trên hệ thống. Người chủ có thể theo dõi mọi hoạt động kinh doanh của nhà thuốc từ bất cứ đâu, biết được giờ nào nhân viên ca nào bán được những gì, số lượng ra sao dễ dàng chỉ bằng tính năng thông báo trên phần mềm di động.
Việc nắm bắt được tình hình kinh doanh mọi lúc mọi nơi giúp tiết kiệm thời gian người chủ phải có mặt tại cửa hàng, thuận tiện cho việc phân tích, đánh giá doanh số – lợi nhuận theo mặt hàng, nhóm hàng, theo mùa, theo nhân viên, … để đưa ra được phương hướng phát triển hợp lý.
Có thể bạn quan tâm:
- Video giới thiệu Phần mềm quản lý nhà thuốc đạt chuẩn GPP – XPharma
- Giải pháp XMan ERP
- 2018 – Quản lý Nhà thuốc hiệu quả bằng vài click chuột
