I.Những công cụ quản lý bằng máy móc làm tăng độ chính xác
Hầu hết, chủ nhà thuốc đang quản lý tài chính nhà thuốc dựa trên cảm tính (nếu tôi mua thường xuyên hàng từ một nhà phân phối cụ thể thì sẽ nhiều ưu đãi về lâu dài), kinh nghiệm (nếu tôi mua đơn hàng lớn sẽ có lợi vì sẽ hưởng chiết khấu tốt) và theo vụ việc cụ thể (đặt mua mặt hàng này thì được khuyến mại thêm mặt hàng khác). Chưa có một công cụ đắc lực nào trợ giúp được chủ nhà thuốc phát huy tối đa từng đồng vốn bỏ ra, cũng như chưa theo dõi được các mục tài chính cần quản lý.
Thự tế, nếu bạn muốn quản lý tài chính nhà thuốc. Điều đầu tiên là bạn phải có công cụ tổng hợp báo cáo tài chính. Dựa trên số liệu của báo cáo, bạn mới biết mình cần phải theo dõi, hiệu chỉnh, đo lường chỉ tiêu nào trong việc quản lý tài chính nhà thuốc để đạt được hiệu quả.
II.Quản lý tài chính hoạt động tại nhà thuốc GPP được dựa trên 2 tiêu chí cơ bản sau:
1.Dòng tiền của nhà thuốc: thể hiện mức độ sử dụng hiệu quả nguồn vốn.
Nếu dòng tiền có xu hướng âm quá nhiều. Điều đó chứng tỏ bạn phải tiếp tục bỏ tiền đầu tư thêm cho nhà thuốc (chủ yếu là tiền mua thuốc). Bạn không đảm bảo được thu chi trong giai đoạn này. Trạng thái dòng tiền này thường xảy ra ở giai đoạn đầu mới mở nhà thuốc, khi bạn phải bỏ nhiều tiền ra để hoàn thiện danh mục thuốc và chi phí cho hoạt động kinh doanh.
Nếu dòng tiền có xu hướng dương nhiều. Điều này chứng tỏ bạn có thu nhập lớn hơn chi tiêu. Nếu bạn đang ở giai đoạn đầu tư thì chứng tỏ bạn đang sử dụng đồng vốn kém hiệu quả (quay vòng vốn chưa tốt). Nhưng nếu nhà thuốc của bạn đang ở giai đoạn ổn định và bạn muốn rút một phần vốn (là phần đầu tư ban đâu) thì hoàn toán hợp lý.
Dòng tiền có xu hướng giao động quanh mức cân bằng (thu = chi). Điều này chứng tỏ đồng vốn bạn đang quản lý quay vòng nhanh, thu lại được nhiều hiệu quả.
2.Tối đa hóa lợi nhuận được thể hiện thông qua hai chỉ tiêu lãi gộp và lãi dòng
a.Lãi dòng: chỉ tiêu thể hiện lợi nhuận từ bán thuốc và các chiết khấu thương mại khác bằng tiền mặt. Chỉ tiêu này phụ thuộc chính vào các yếu tố sau:
- Nguồn hàng nhập: Nguồn hàng nhập cần phong phú để đảm bảo nhà thuốc không bị lệ thuộc vào đơn vị phân phối nào và có được giá cả tốt nhất, cũng như đặt được bất kỳ loại thuốc nào mà khách cần. Bạn nên tập trung xây dựng mối quan hệ với các nhà phân phối ngay từ bây giờ để có được những ưu đãi từ họ (những khoản chiết khấu thương mại bằng tiền – bạn không thể có điều này nếu chỉ nhập hàng từ chợ sỉ).
- Chất lượng tư vấn: Chất lượng tư vấn thường anh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận dòng. Trong danh mục hàng hóa thường có hàng nọ sẽ bù giá hàng kia. Nếu nhân viên không biết tư vấn và hỗ trợ được khách hàng thì sẽ chỉ là “khách bảo gì bán lấy”. Bạn nên phân tách doanh thu, lợi nhuận của từng nhân viên của mình để có thể theo dõi và cải tiến chất lượng tư vấn của nhà thuốc.
b.Lãi gộp: Chỉ tiêu thể hiện lợi nhuận sau khi bạn đã trừ đi hết các chi phí kinh doanh. Đối với nhà thuốc, chi phí kinh doanh thường ít, rõ ràng và hầu hết là các chi tiêu thiết yếu. Việc cố gắng giảm thêm chi phí này thường khó thực hiện. Tuy nhiên, bạn cũng cần có công cụ giúp bạn tập hợp và quản lý chi phí kinh doanh này.
Theo dõi các hạng mục quan trọng: tồn kho hàng hóa, các khoảng công nợ của khách hàng và nhà cung cấp, tổng số tiền đầu tư tới thời điểm hiện tại.
Việc theo dõi hai chỉ tiêu dòng tiền và lợi nhuận thường xuyên (tuần, tháng, quý) giúp bạn quản lý hoạt động tài chính nhà thuốc hiệu quả: không bị mất cân đối dòng tiền, chủ động thời gian đầu tư, thời điểm rút vốn, kiểm soát tồn kho. Đồng thời, nó trợ giúp bạn phân tích và tìm ra nguyên nhân cũng như giải pháp để tối ưu hóa lợi nhuận.
Có thể bạn quan tâm:
- Bắt Buộc Quản Lý Phân Phối Thuốc Bằng Phần Mềm Máy Tính
- Những điều cần biết khi kinh doanh nhà thuốc
- “Trợ thủ” đắc lực khi quản lý nhà thuốc
